TENTANG STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (POS)

Karena hari ini saya diberikan materi oleh Kakak-kakak pembimbing tentang Standart Operasional Prosedur atau biasa disebut POS,kali ini saya akan membahas apa itu SOP.

Apa itu SOP?

Standart Operating Prosedure (SOP) adalah serangkaian instruksi
kerja tertulis yang dibakukan (terdokumentasi) mengenai proses
penyelenggaraan administrasi perusahaan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

Menurut Tjipto Atmoko, Standart Operasional Prosedur
merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

Apa Saja Manfaat dari SOP ?

Manfaat dari SOP adalah :

• Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menyelesaikan tugasnya.
• Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.
• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan.
• Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
• Meningkatkan akuntibilitas pelaksanaan tugas.
• Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
• Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi.
• Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
• Memberikan informasi dalam upaya peningkatan kompetensi pegawai.
• Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

Apa Tujuan dari SOP ?

Tujuan dari SOP adalah :

• Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
• Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
• Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.
• Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
• Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi.

Apa saja Fungsi dari SOP ?

Fungsi dari SOP adalah :

• Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
• Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
• Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
• Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dala bekerja.
• Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan
• rutin.

• SOP mempunyai banyak keuntungan dari SOP,diantaranya :
• SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana,menjadi alat komunikasi dan pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten.
• Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan.
• SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat training dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja pegawai.

Selanjutnya kita akan membahas tentang Simbol-simbol SOP

Simbol-simbol SOP antara lain :

1. Format umum SOP

Ada empat faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan format penyusunan SOP yang akan dipakai oleh suatu organisasi yaitu:

1. banyaknya keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur.
2. Banyaknya langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam
3. suatu prosedur.
4. Siapa yamh dijadikan target sebagai pelaksana SOP.
5. tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan SOP ini.

Ada 4 jenis format umum SOP, yaitu :

• Langkah sederhana (simple steps)

Simple steps dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan yang bersifat sederhana. Format SOP ini dapat digunakan dalam situasi dimana hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakan prosedur yang telah disusun.

• Tahapan berurutan (Hierarchical steps)

Format ini merupakan pengembangan dari simple steps. Digunakan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuh kan informasi yang lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan.

• Grafik (graphic)

Format grafik ini bertujuan untuk memudahkan dalammemahami prosedur yang ada dan biasanya ditujukan untuk pelaksanaan eksternal organisasi (pemohon).

• Diagram alir (flowcharts)

Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan, jika dalam SOP diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan opsi jawaban (alternatif jawaban) seperti : jawaban “ya” atau “tidak”, “lengkap” atau “tidak”, “benar” atau “salah”, dsb. Simbol-simbol tersebut memiliki fungsi yang bersifat khas (teknis dan khusus) yang pada dasarnya dikembangkan dari simbol dasar flowcharts (basic symbols of flowcharts) yang terdiri dari 5 simbol, yaitu:

• simbol kapsul/terminator, untuk mendiskripsikan kegiatan mulai dan berakhir.
• Simbol kotak/process, untuk mendiskripsikan proses atau kegiatan eksekusi.
• Simbol belah ketupat/decision, untuk mendiskripsikan kegiatan pengambilan keputusan.
• Simbol anak panah/arrow, untuk mendiskripsikan arah kegiatan (alur proses kegiatan).
• Simbol segi lima/off-page connector, untuk mendiskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman.

Format SOP dalam bentuk flowcharts terdiri dari 2 jenis, yaitu :

• Linear flowcharts (diagram alir linier)

Ciri utama dari format linear flowcharts ini adalah unsur kegiatan yang disatukan, yaitu : unsur kegiatan atau unsur pelaksanaannya dan menuliskan rumusan kegiatan secara singkat didalam simbol yang dipakai.

• Branching flowcharts (diagram alir bercabang).

Format Branching Flowcharts memiliki ciri utama dipisahkannya
unsur pelaksana dalam kolom-kolom yang terpisah dari kolom
kegiatan dan menggambarkan prosedur kegiatan dalam bentuk
simbol yang dihubungkan secara bercabang-cabang.

2. Simbol-simbol dalam prosedur kerja

a. Jenis-jenis simbol :

• Lingkaran Besar
• Belah Ketupat
• Segi Empat Bujur Sangkar
• Segitiga Terbalik
• Segitiga Ganda Terbalik
• Lingkaran Kecil
• Anak Panah

Kegunaan Simbol-simbol dalam prosedur

• jenis-jenis pekerjaan, tahap-tahap, gerakan-gerakan, dan bagian-bagian pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu bidang tugas.
• Waktu rata-rata yang diperlukan baik untuk penyelesaian setiap tahap atau jenis pekerjaan dan waktu seluruhnya yang diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan tersebut. 
• Persyaratan kecakapan dan keterampilan pegawai yang diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan dengan sebaik-baiknya.
• Peralatan dan fasilitas kerja yang diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan.
• Jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk suatu bidang tugas atau bidang kegiatan dan sebagai salah satu alat evaluasi kerja pegawai.
• Apakah peralatan, fasilitas, dan tenaga kerja telah dimanfaatkan sesuai dengan kapasitas yang semestinya.
• Kemacetan-kemacetan yang paling banyak terjadi.

Jenis-jenis SOP dalam Administrasi

Berikut adalah Jenis-jenis SOP dalam Administrasi

1. Berdasarkan sifat Kegiatan.

a. SOP Teknis

Ciri-ciri :

• pelaksanaan berjumlah satu orang atau satu kesatuan tim kerja atau jabatan meskipun dengan pemangku yang lebih dari satu.
• Berisi langakah rinci atau cara melakuakan pekerjaan atau langkah detail pelaksanaan kegiatan.

b. SOP Administratif

Ciri-ciri :

• Pelaksanaan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparetur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal.
• Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat maokro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.

Asas-asas penyusunan SOP

Asas-asas penyusunan SOP diantaranya :

• Asas pembukaan, yaitu disusun berdasarkan tata cara yang bentuk yang telah dibakukan sehingga dapat menjadi acuan yang baku dalam melakukankan suatu tugas.
• Asas pertanggung jawaban, hal ini harus dapat dipertanggungjawabkan baik dari sisi isi, bentuk, prosedur, standar yang ditetapkan maupun dari sisi keabsahannya.
• Asas kepastian, yakni adanya keseimbangan hak dan kewajiban antara aparatur dan masyarakat sehingga masing-masing pihak mempunyai tanggung jawab yang sama.
• Asas keseimbangan, yakni adanya keseimbangan hak dan kewajiban antara aparatur dan masyarakat sehingga masing-masing pihak mempunyai tanggung jawab yang sama.
• Asas keterkaitan, yaiyu harus terkait dengan kegiatan administrasi umum baik secara langsung maupun tidak langsung.
• Asas kecepatan dan kelancaran, yakni yang dapat menjamin terselesaikannya suatu suatu tugas pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan, tepat sasaran, menjamin kemudahan dan kelancaran secara prosedural.
• Asas keamanan, yaitu harus dapat menjamin kepentingan semua pihak yang terlibat dalam pelaksanaan tugas.
• Asas keterbukaan, yaitu keberadaan SOP dapat menciptakan transparansi dalam pelaksanaan tugas.

Prinsip-prinsip penyusunan SOP :

• SOP harus ditulis secara jelas, sederhana dan tidak berbelit-belit sehingga mudah dimengerti dan diterapkan untuk satu kegiatan tertentu.
• SOP harus dapat menjadi pedoman
• yang terukur baik mengenai norma waktu, hasil kerja yang tepat dan akurat, maupun rincian biaya pelayanandan tatacara pembayaran bila diperlukan adanya biaya pelayanan.
• SOP harus dapat memberikan kejelasan
• kapan dan siapa yang harus melaksanakan kegiatan, berapa lama waktu yang dibutuhkan dan sampai dimana tanggung jawab masing-masing pegawai/pejabat.
• SOP harus udah dirumuskan dan selalu bisa menyesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan kebijakan yang berlaku.
• SOP harus menggambarkan alur kegiatan yang mudah ditelusuri jika terjadi hambatan.

Manfaat prosedur tertulis adalah :

a. Planning-controlling

• mempermudah dalam pencapaian tujuan.
• merencanakan besarnya beban kerja yang optimal bagi masing-masing pegawai.
• menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan biaya.
• mepermudah pengawasan.

b. Organizing

• mendapatkan intruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan.
• dihubungkan dengan alat yang mendukung pekerjaan kantor dan dokumen.
• menciptakan konsistensi kerja.

c. Staffing-leading

• membantu atasan dalam memberikan intruksi kerja bagi pegawai.
• konseling untuk bawahan agar memberikan kontribusi maksimal mempermudah pemberian penilaian bagi bawahan.

d. Coordination

• menciptakan koordinasi yang baik antar departemen untuk menetapkan dan membedakan prosedur rutin dan independen.

Teknik Menyusun SOP

Ada tahapan atau langkah yang dapat digunakan untuk membuat suatu prosedur yang baik dan memaksimalkan semua potensi yang ada, anatara lain sebagai berikut:

• Menentukan tujuan yang ingin dicapai.
• Membuat rancangan awal.
• Melakukan evaluasi internal.
• Melakukan evaluasi eksternal.
• Melakukan uji coba.
• Menempatkan prosedur pada unit terkait.
• Menjalankan prosedur yang sudah dibuat.

Penerapan SOP dalam Management Perkantoran :

Proses penerapan harus dapat memastikan bahwa output yang dikehendaki dapat diwujudkan yaitu:

• Setiap pelaksanaan mengetahui SOP yang baru disusun dan alasan perubahannya.
• Salinan/kopi SOP disebar-luaskan sesuai kebutuhan dan siap diakses oleh semua pengguna potensial.
• Setiap pelaksanaan mengetahui perannya dalam SOP dan dapat menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untuk menerapkannya secara aman dan efektif.
• Ada mekanisme untuk memonitor/memantau kinerja, mengidentifikasi masalah-masalah yang mungkin timbul, dan menyediakan dukungan dalam proses penerapan SOP.

Sekian yang dapat saya sampaikan,maaf jika masih berantakan.